outlook 예약메일, 아웃룩 예약발송 알아보기

outlook 예약메일, 아웃룩 예약메일 알아보기

안녕하세요 이번 포스팅은 Outlook에서 예약메일을 보내는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 회사에서 일을 하다보면 정해진 시간에 메일을 보내야하는 경우가 많습니다. 이미 메일은 다 작성하였는데 정해진 시간까지 기다리는 것은 많은 업무상 비효율을 초래하게 됩니다. 이 경우 네이버 메일, 구글 메일에서는 웹페이지상에서 쉽게 발송이 가능합니다만, Outlook에서는 접근이 다소 어렵다고 생각됩니다. 

먼저, Outlook 2013을 기준으로 설명드림을 알려드리며, 설명 시작하겠습니다.

Step 1: 새 전자 메일 클릭

바탕화면에 있는 아웃룩 아이콘을 더블 클릭하여 outlook을 실행합니다.

Outlook 예약메일을 보내기 위해서는 "새전자메일"을 클릭하여 메일내용을 작성합니다.

Step 2: 옵션 → 배달지연

1. 옵션탭을 보면 배달지연 탭이 나타납니다. 

2. 옵션 탭에서 배달 지연 옵션을 못 찾으시는 분들이 많은데, 오른쪽 끝트머리에 위치하고 있습니다.

Step 3: 배달 옵션 → 배달 시간 지정

배달지연기능을 사용하면, 다음과 같은 속성 창이 나타납니다. 

아래 빨간선으로 표시된 부분에 "연월일"을 기입하고 원하는 발송 "시간"을 입력해 줍니다. 

Step 4: 배달지연기능 정상 작동 확인

Outlook 예약메일이 적절히 작동하는지 확인하는 단계입니다. 

모두 아시다시피 발송된 메일은 "Sent Items"과 "Outbox"로 구분됩니다. 이 중 발송이 완료된 메일은 "Sent Items"이고, 발송 중인 메일은 "Outbox"로 생각하시면 쉽습니다.

6시 52분에 예약발송을 걸어둔 메일은 6시 48분 현재 Outbox 폴더에 위치합니다. 타인에게 발송되지 않고 있다는 의미입니다. 추후 6시 52분이 되면 Outbox에 위치한 예약메일은 수신자에게 발송됩니다. 

Step 5 : 주의사항 (컴퓨터는 반드시 켜져있어야!)

아웃룩 예약메일 기능 또는 outlook 예약발송 기능은 Outlook프로그램이 반드시 실행하고 있는 상태에서만 작동됩니다. 따라서 컴퓨터를 반드시 켜놓아야 하며, 아웃룩 프로그램도 켜놓은 상태에서만 작동하는 것입니다. 

네이버 메일이나 GMail의 경우 서버에 메일을 전송한 다음에 수신자에게 보내는 시간을 지정하는 시스템인데 반해, 아웃룩에서는 서버자체에 전송을 예약시간으로 늦추는 것이기 때문입니다.